Conditions Générales
d'Utilisation

Présentation et éditeur

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (ci-après "CGU") régissent l'accès et l'utilisation de la solution GEC — Gestion Électronique du Courrier, accessible à l'adresse https://solution-gec.com et sur ses sous-domaines (notamment demo.solution-gec.com).

GEC est éditée et exploitée conjointement par MOA Digital Agency et Shabaka InnovLab (ci-après "GEC", "nous", "notre").

Acceptation des CGU

L'accès et l'utilisation de GEC impliquent l'acceptation pleine et entière des présentes CGU. Si vous n'acceptez pas ces conditions, vous ne devez pas utiliser le service.

En créant un compte, en accédant à la démo, ou en soumettant le formulaire de contact, vous déclarez :

• Avoir lu et compris les présentes CGU.
• Avoir la capacité juridique pour conclure un contrat (être majeur ou agir pour le compte d'une personne morale habilitée).
• Utiliser GEC dans un cadre professionnel ou institutionnel légal.

Pour les utilisateurs agissant au nom d'une organisation (entreprise, administration, ONG, établissement), la personne qui crée le compte déclare être habilitée à engager ladite organisation.

Description du service

GEC est une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) spécialisée dans le traitement du courrier entrant et sortant. Elle propose notamment :

• Enregistrement et numérotation automatique des courriers.
• Archivage électronique sécurisé avec chiffrement AES-256.
• Vue Kanban interactive pour le suivi du traitement.
• Tableau de bord analytique avec indicateurs de performance.
• Recherche plein texte en temps réel.
• Gestion des utilisateurs et contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC).
• Journal d'audit immuable de toutes les actions.
• Authentification à double facteur (2FA TOTP).
• Export PDF et Excel des données et rapports.

GEC est disponible sous trois modes de déploiement :

• GEC Desktop Windows : application native installée en local.
• GEC Web App : application web déployée sur les serveurs du client (on-premise) ou cloud privé.
• GEC SaaS : version hébergée et gérée par GEC.

Accès au service et création de compte

4.1 Création de compte

L'utilisation complète de GEC nécessite la création d'un compte organisation. L'utilisateur s'engage à fournir des informations exactes, complètes et à jour. Toute fausse déclaration peut entraîner la suspension ou la suppression du compte.

4.2 Identifiants et sécurité

L'utilisateur est entièrement responsable de la confidentialité de ses identifiants (adresse e-mail, mot de passe, secret 2FA). Toute utilisation du compte effectuée avec les identifiants de l'utilisateur est présumée avoir été effectuée par lui.

En cas de perte, vol ou compromission des identifiants, l'utilisateur doit immédiatement en informer GEC et modifier son mot de passe.

4.3 Accès démo

GEC propose une démonstration gratuite accessible à l'adresse demo.solution-gec.com. Cette démo est fournie à titre d'évaluation uniquement. Les données saisies dans la démo ne doivent pas contenir d'informations personnelles réelles ou confidentielles. GEC se réserve le droit de purger les données de démo périodiquement.

4.4 Comptes multiples

Chaque organisation dispose d'un espace de travail isolé. La création de comptes multiples dans le but de contourner les limitations d'utilisation est interdite.

Offres et tarification

5.1 Principe tarifaire

Les trois versions de GEC (Desktop, Web App, SaaS) sont proposées sur devis personnalisé, en fonction du nombre d'utilisateurs, du volume de courriers, des options choisies et du mode de déploiement. Aucun prix public fixe n'est affiché — chaque devis est établi après échange avec l'équipe GEC.

5.2 Modalités contractuelles

Les conditions commerciales spécifiques (prix, durée, périmètre, SLA renforcé) sont définies dans un contrat ou devis signé entre GEC et l'organisation cliente. Ce document particulier prévaut sur les présentes CGU en cas de contradiction.

5.3 Facturation et paiement

Les modalités de paiement (virement, mobile money, chèque) sont précisées dans le devis ou contrat individuel. Le défaut de paiement à l'échéance peut entraîner la suspension de l'accès au service après mise en demeure.

5.4 Modifications tarifaires

GEC se réserve le droit de modifier ses tarifs. Tout changement tarifaire est notifié aux clients actifs au moins 30 jours avant son entrée en vigueur et ne s'applique qu'à compter du renouvellement contractuel.

5.5 Démo gratuite

La démo en ligne est accessible gratuitement et sans engagement, à des fins d'évaluation. GEC se réserve le droit de la limiter ou de la retirer à tout moment.

Obligations et responsabilités de l'utilisateur

6.1 Obligations générales

L'utilisateur s'engage à :

• Utiliser GEC dans le respect des lois et réglementations en vigueur dans son pays.
• Ne pas partager ses identifiants avec des tiers non autorisés.
• Maintenir à jour les informations de son compte (e-mail, organisation).
• Signaler tout dysfonctionnement ou anomalie à notre équipe support.
• Ne pas tenter de porter atteinte à la sécurité, l'intégrité ou la disponibilité du service.

6.2 Responsabilité sur les données métier

L'utilisateur et son organisation sont seuls responsables des données qu'ils saisissent dans GEC (courriers, pièces jointes, informations d'expéditeurs, etc.). GEC agit en qualité de sous-traitant technique et ne procède à aucun contrôle éditorial sur ces données.

Il appartient à chaque organisation de s'assurer que son utilisation de GEC est conforme aux lois sur la protection des données personnelles applicables dans son pays.

6.3 Gestion des utilisateurs internes

L'administrateur de l'organisation est responsable de la gestion des comptes de ses collaborateurs : création, attribution des rôles, désactivation des accès en cas de départ ou changement de poste. GEC ne peut être tenu responsable d'accès non révoqués par l'administrateur.

Utilisations interdites

Il est strictement interdit d'utiliser GEC pour :

• Stocker ou transmettre des contenus illégaux, diffamatoires, obscènes ou portant atteinte aux droits de tiers.
• Introduire des virus, malwares, ransomwares ou tout code malveillant.
• Tenter d'accéder sans autorisation aux données d'autres organisations ou utilisateurs.
• Procéder à des tests d'intrusion, scans de vulnérabilités ou attaques de tout type sur l'infrastructure GEC, sans autorisation écrite préalable.
• Contourner les mécanismes d'authentification (2FA, session, rate limiting).
• Utiliser des scripts automatisés, bots ou crawlers non autorisés sur le service.
• Revendre, sous-licencier ou mettre à disposition le service à des tiers sans accord écrit.
• Utiliser GEC à des fins concurrentielles ou d'ingénierie inverse de la solution.
• Usurper l'identité d'une autre personne ou organisation.
• Saturer délibérément les serveurs (attaques DoS/DDoS).

Propriété intellectuelle

8.1 Propriété de GEC

L'ensemble des éléments constituant la solution GEC — code source, design, interfaces, algorithmes, documentation, marques, logos, noms commerciaux — sont la propriété exclusive de MOA Digital Agency et Shabaka InnovLab, protégés par les lois relatives à la propriété intellectuelle.

Toute reproduction, représentation, modification, exploitation commerciale ou distribution sans autorisation écrite préalable est strictement interdite.

8.2 Licence d'utilisation concédée

GEC concède à l'organisation cliente une licence d'utilisation non exclusive, non transférable et révocable du logiciel, limitée à l'usage interne de l'organisation, pour la durée du contrat et dans les conditions définies dans le devis ou contrat signé.

8.3 Propriété des données client

Les données métier saisies par l'organisation cliente (courriers, archives, utilisateurs) restent la propriété exclusive de l'organisation cliente. GEC n'acquiert aucun droit de propriété sur ces données. À la résiliation du contrat, ces données sont restituées au client dans un format standard (CSV, JSON) puis supprimées de nos serveurs dans un délai de 90 jours.

8.4 Retours et suggestions

Si l'utilisateur soumet des suggestions, idées ou retours d'expérience à GEC, GEC est libre d'intégrer ces contributions dans le développement du produit sans obligation de rémunération ou d'attribution.

Disponibilité, maintenance et SLA

9.1 Disponibilité

GEC s'engage à maintenir une disponibilité de 99,9 % par mois pour la version SaaS, hors maintenances planifiées. Cet engagement constitue un objectif de service et non une garantie contractuelle absolue, sauf mention contraire dans un contrat SLA spécifique signé avec le client.

9.2 Maintenances planifiées

Les opérations de maintenance impactant la disponibilité du service sont planifiées en dehors des heures ouvrées (généralement entre 22h et 6h, heure locale) et font l'objet d'une notification préalable de 48 heures minimum, sauf urgence de sécurité.

9.3 Maintenances d'urgence

En cas de menace de sécurité imminente ou de défaillance critique, GEC se réserve le droit d'interrompre le service sans préavis pour une durée aussi courte que possible. Les utilisateurs sont informés dès que possible des modalités et de la durée prévue de l'interruption.

9.4 Versions on-premise et Desktop

Pour les versions déployées sur l'infrastructure du client, la disponibilité dépend entièrement de l'environnement technique du client. GEC n'est pas responsable des interruptions liées à l'infrastructure, la connectivité ou la gestion du serveur du client.

9.5 Évolutions du service

GEC se réserve le droit de faire évoluer les fonctionnalités du service (ajouts, modifications, suppressions), dans la limite de ne pas dégrader substantiellement le service rendu. Les évolutions majeures sont notifiées aux clients actifs.

Données et confidentialité

Le traitement des données personnelles dans le cadre de l'utilisation de GEC est régi par la Politique de confidentialité de GEC, qui fait partie intégrante des présentes CGU.

Dans le cadre de la relation contractuelle, GEC s'engage à traiter les données de l'organisation cliente en qualité de sous-traitant, conformément aux instructions de l'organisation et dans le strict respect de la confidentialité.

GEC ne communique aucune donnée client à des tiers, sauf obligation légale explicite ou instruction du client. Voir la Politique de confidentialité pour le détail complet.

Responsabilité de GEC

11.1 Limitation de responsabilité

GEC met en œuvre tous les moyens raisonnables pour assurer la qualité, la sécurité et la continuité du service. Cependant, GEC ne saurait être tenu responsable :

• Des pertes de données résultant d'une faute ou négligence de l'utilisateur.
• Des interruptions dues à des événements de force majeure (catastrophes naturelles, guerres, pannes de réseau global, cyberattaques d'envergure nationale).
• Des dommages indirects, pertes d'exploitation, manque à gagner résultant de l'utilisation ou de l'indisponibilité du service.
• Des conséquences d'une utilisation non conforme aux présentes CGU.
• Du contenu saisi par les utilisateurs et des actions effectuées via leurs comptes.

11.2 Plafond de responsabilité

En toute hypothèse, la responsabilité totale de GEC au titre d'un incident donné ne saurait excéder le montant versé par le client au cours des 3 derniers mois précédant l'incident en cause.

11.3 Service fourni "tel quel"

La démo gratuite est fournie "en l'état", sans garantie d'aucune sorte, expresse ou implicite, quant à son adéquation à un usage particulier.

Suspension et résiliation

12.1 Résiliation par le client

Le client peut résilier son abonnement à tout moment en contactant GEC. La résiliation prend effet à la fin de la période contractuelle en cours, sauf accord contraire. Les données sont restituées puis supprimées dans un délai de 90 jours.

12.2 Résiliation par GEC

GEC se réserve le droit de résilier le contrat avec un préavis de 30 jours sans justification, ou immédiatement en cas de :

• Violation grave des présentes CGU ou d'une disposition légale.
• Non-paiement après mise en demeure restée sans effet.
• Usage frauduleux, malveillant ou portant atteinte aux droits de tiers.
• Tentative de compromettre la sécurité de l'infrastructure GEC.

12.3 Suspension préventive

En cas de suspicion d'utilisation abusive ou de menace de sécurité, GEC peut suspendre l'accès dans l'attente d'une clarification, sans que cela ne constitue une résiliation. Le client est notifié dans les meilleurs délais.

12.4 Effets de la résiliation

À la résiliation, le client perd l'accès au service. GEC remet au client, sur demande formulée avant la clôture effective, une exportation complète de ses données (courriers, archives, utilisateurs) au format CSV ou JSON. Passé ce délai, les données sont supprimées de manière sécurisée.

Modifications des CGU

GEC se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment. Les modifications entrent en vigueur dès leur publication sur solution-gec.com/cgu.html.

En cas de modification substantielle, les clients actifs sont notifiés par e-mail au moins 15 jours avant l'entrée en vigueur. La poursuite de l'utilisation du service après notification vaut acceptation des nouvelles conditions.

En cas de désaccord avec les nouvelles CGU, le client peut résilier son compte avant la date d'entrée en vigueur des modifications, sans pénalité.

Droit applicable et litiges

14.1 Droit applicable

Les présentes CGU sont régies par les lois applicables au lieu d'établissement de GEC. Pour les clients situés dans différents pays africains, les parties s'accordent à appliquer les principes généraux du droit des contrats et, à défaut, à désigner un droit applicable d'un commun accord dans le contrat individuel.

14.2 Résolution amiable

En cas de différend, les parties s'engagent à chercher une résolution amiable avant tout recours judiciaire. Le client peut contacter GEC par e-mail ou WhatsApp. Un délai de 30 jours est accordé pour tenter une résolution amiable.

14.3 Médiation

Si la résolution amiable échoue, les parties peuvent recourir à un médiateur indépendant désigné d'un commun accord.

14.4 Juridiction compétente

À défaut de résolution amiable, les litiges seront soumis aux juridictions compétentes selon les règles légales applicables à la situation des parties, sauf disposition contraire dans le contrat individuel.

Dispositions diverses

15.1 Intégralité de l'accord

Les présentes CGU, la Politique de confidentialité et, le cas échéant, le devis ou contrat signé constituent l'intégralité de l'accord entre GEC et l'utilisateur, et remplacent tout accord antérieur relatif au même objet.

15.2 Divisibilité

Si une disposition des présentes CGU est déclarée nulle ou inapplicable, les autres dispositions restent pleinement en vigueur.

15.3 Non-renonciation

Le fait pour GEC de ne pas exercer un droit ou une faculté prévue par les présentes CGU ne constitue pas une renonciation à ce droit pour l'avenir.

15.4 Force majeure

Aucune partie ne sera tenue responsable des manquements à ses obligations résultant d'un événement de force majeure, entendu comme tout événement extérieur, imprévisible et irrésistible au sens du droit commun des contrats.

15.5 Cession

Le client ne peut céder ses droits et obligations issus des présentes CGU sans accord écrit préalable de GEC. GEC peut librement céder ses droits et obligations dans le cadre d'une restructuration ou cession d'activité, sous réserve d'en informer le client.

Contact

Pour toute question relative aux présentes CGU :